Três fatores para ter uma agenda de sucesso
A aproximação da Copa do Mundo
mostra, mais uma vez, como em nossa cultura somos pouco afeitos à gestão da
agenda. Promessas não cumpridas, obras atrasadas, improvisos e,
lamentavelmente, mortes causadas pela pressa. Isso já é extremamente danoso
para um país, mas é particularmente desastroso para um profissional. A
diferença entre uma pessoa bem-sucedida, no longo prazo, e alguém que terá
graves problemas em sua carreira está na forma como gerenciam a agenda.
Nas empresas, é comum vermos pessoas atoladas em tarefas, com
reuniões marcadas ao mesmo tempo e perdidas na priorização dos compromissos.
Isso sem falar das interrupções, provocadas principalmente por chefes
desorganizados, que acreditam que seu tempo é mais importante que o de seus
subordinados.
Por fim, a vida pessoal torna-se um mar de frustrações, devido à
ausência da pessoa em eventos familiares importantes, atrasos e todos os
dissabores nos relacionamentos que isso acarreta. Gerir a agenda é uma questão
relevante para construir paz de espírito.
As principais causas desses problemas estão no fato de o
indivíduo não ter uma agenda, preenchê-la de forma irreal e não geri-la.
Existem muitos pontos que devem ser observados em uma agenda de sucesso, mas
vamos falar desses três pontos essenciais.
Em primeiro lugar, é fundamental que o indivíduo tenha uma
agenda. Conforme a carreira avança, é praticamente impossível dar conta dos
compromissos, se a pessoa não utilizar programas e aplicativos capazes de
deixá-la em contato com sua agenda 100% do tempo. Conheço profissionais que
insistem em utilizar agenda de papel, ou que possuem grande dificuldade com os
recursos dos programas de agenda. Isso é um grave problema para sua carreira,
pois a agenda de papel jamais terá a agilidade, o dinamismo e a capacidade de
compartilhamento daquela no computador. Além disso, a pessoa deve ter uma única
agenda, e não uma profissional e outra separada de compromissos particulares.
Agenda é um nome sofisticado para “vida”!
Quando foi o dia em que você não teve um imprevisto? Por causa
dele, você não pode preencher 100% da agenda. Um erro comum é o profissional
programar compromissos para desde a hora em que chega até o final do dia, um
concatenado ao outro. Quando o imprevisto ocorre, ele simplesmente não tem como
gerenciá-lo. Acaba o dia muito depois do previsto, não faz tudo que deveria e,
com a agenda do dia seguinte já lotada, faz o trabalho invadir a vida privada e
torna a noite horário de serviço. Programe no máximo 70% de sua agenda. Em
todos os dias ocorrem imprevistos, tenha um tempo para geri-los.
Um último fator importante é a pessoa colocar na agenda o tempo
de preparo para os compromissos. Por vezes, uma simples reunião requer somente
que você esteja presente para ouvir instruções. Mas, quando você tem de falar
em um evento, apresentar números e convencer pessoas, precisa preparar-se, e
muito. Sem esse tempo de preparo, é pouco provável que você apresente-se bem em
uma reunião. Quando precisar fazer uma apresentação em público, a preparação
tem de ser ainda maior. Sua credibilidade está em jogo. Já vi altos executivos
se prepararem para um evento minutos antes de seu início. O resultado foi
desastroso para a credibilidade do profissional.
E credibilidade perdida é algo difícil de recuperar. Tenha o
tempo de preparo definido em seu dia. Existem outros fatores importantes para a
gestão de seus compromissos. Mas ter uma agenda única, programada para no
máximo 70% do tempo disponível, para poder gerir os imprevistos e inserir nela
os tempos de preparo para cada evento, são elementos fundamentais.
O sucesso é um trem com hora marcada. No longo prazo, é o
profissional que souber gerir melhor sua agenda e demonstrar credibilidade em
todos os momentos que terá maiores chances de ser bem-sucedido. E, para que a
empresa apresente resultados duradouros, a capacidade de gestão da agenda de
seus principais líderes é um fator que jamais deve ser negligenciado. Vamos em
frente!
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